Personal responsable de la administración de documentos en las distintas oficinas de la Universidad de Colima participa en un programa de capacitación sobre la implementación del Sistema Universitario de Archivos (SUA), con el objetivo de fortalecer la organización, resguardo y trazabilidad de la información institucional. La sesión inaugural se realizó en el auditorio de la Facultad de Enfermería del Campus Central.
En una entrevista, Paulina Mendoza Rodríguez, coordinadora del SUA (un programa que depende de la Secretaría General), explicó que actualmente se desarrolla la segunda etapa del proceso, enfocada en las transferencias primarias de documentos, particularmente de aquellos generados o recibidos hasta el 31 de diciembre de 2019.
Detalló que, durante las jornadas, el personal recibe formación en tareas específicas como: depuración de expedientes, eliminación de materiales que puedan deteriorar los documentos a largo plazo, así como identificación y tratamiento de documentos siniestrados.
Asimismo, indicó que en una primera etapa se establecieron los criterios básicos de operación del sistema, entre ellos la homologación del código de clasificación documental y la implementación de un generador de códigos que permite estandarizar la identificación de documentos en toda la institución. Estas acciones se realizan ya en una plataforma virtual.
Mendoza Rodríguez subrayó que este proceso es fundamental para la Universidad de Colima, no sólo para cumplir la Ley General de Archivos y la normativa estatal, sino también por la necesidad de preservar la memoria institucional. “El objetivo es garantizar la trazabilidad de la información, conocer qué se ha hecho a lo largo del tiempo y consolidar una memoria documental organizada para el futuro”, señaló.
Las capacitaciones están dirigidas a personal secretarial, enlaces del SUA en cada oficina, responsables de archivo de trámite y personal administrativo de las distintas dependencias universitarias.
Las jornadas continuarán con 2 sesiones en el Campus Colima; seguirán el viernes 20 (marzo) en Coquimatlán y Villa de Álvarez, el lunes 23 en Tecomán, el martes 24 nuevamente en Colima, y concluirán el miércoles 25 de marzo en Manzanillo, con sedes en auditorios universitarios de cada campus.
