Como parte de las actividades de las 21 Jornadas Archivísticas de la RANAIES que se realizaron este fin de semana en la Universidad de Colima, se impartió la conferencia “Horizonte digital”, a cargo de Gerardo Bustos Pretel, subdirector general de Ministerio de Hacienda de España.
Las XXI Jornadas Archivísticas de la Red de Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior, A.C. (RENAIES) se realizaron en el auditorio de la Facultad de Ciencias Políticas y Sociales de la UdeC. Bajo el lema “Archivística y gestión documental: del papel a la nube, de la administración a la memoria”, este evento forma parte de las celebraciones por el 83 aniversario de la fundación de la Universidad de Colima.
Gerardo Bustos aseguró que para ver el horizonte digital se debe entender antes la administración electrónica, comprender la transformación digital y “ser conscientes de que tenemos que construir un gran puente desde lo analógico hasta lo digital; estamos en ello, se avanza, el avance es tremendo”, pero comentó que falta definir el nuevo papel de la profesión del archivista.
El punto de partida, dijo, es el mundo analógico, el papel: “El papel es muy físico, lo podemos ver, tocar, y esto poco a poco se ha cambiado hacia lo digital. Tenemos que echarle imaginación”.
Destacó que, en un mundo comunicado como el que vivimos ahora, ha cambiado la organización “y han cambiado al mismo tiempo el sistema de producción, la transmisión de conocimiento, la comunicación y las relaciones humanas; esto nos lleva a una transformación de la que no somos conscientes hasta dónde llegará, porque en ningún proceso de avance se ha sabido esto a la mitad del camino”.
La transformación, definió, “es la suma de la innovación y la gestión del cambio; el triángulo de estrategia, innovación y cambio, es el perímetro natural de la transformación. Nuestro futuro es un constante cambio y el horizonte digital, también”.
“Estamos hechos un lío, como decía Bertolt Brecht, la crisis ocurre cuando lo viejo no acaba de morir y lo nuevo no acaba de llegar; la industria ya no resuelve todo, pero lo digital tampoco sirve todavía para todo, entonces estamos entre esos 2 mundos, y esto llevará algunas generaciones más”, mencionó.
La primera fase de este puente, continuó, “es la gestión electrónica documental; es decir, se sigue trabajando mucho en papel y se tendrán algunos documentos en digital. Vemos que hay expedientes parte en digital y otra en papel, organismos que tienen notas en papel y otras en digital; así, se ha pasado de lo físico a lo abstracto. La tecnología ha marcado los procedimientos, la legislación coloca la gestión documental y el archivo en el procedimiento administrativo, y los archiveros pierden los papeles y salen de los sótanos”.
Otra fase, mencionó, es la gestión de documentos electrónicos: “Es la más difícil porque es moverse absolutamente en lo electrónico; el archivista tiene una responsabilidad y una función fundamental en todo el proceso de la gestión de documentos electrónicos”.
En este sentido, comentó que la Ley General de Archivos de México reconoce el carácter estratégico de los archivos, al definir como obligación la organización y administración homogénea de éstos, como referente para hacer valer los principios y derechos de acceso a la información y protección de los datos personales, derecho a la verdad y a la memoria, con la finalidad de fortalecer el Estado democrático para la rendición de cuentas y así garantizar los derechos fundamentales.
Precisó, para finalizar, que “los procesos de gestión previstos en el artículo 12 de esta ley, se deberán contemplar la gestión documental electrónica, la incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad”.
Dijo, para terminar, que la política de gestión documental de archivos electrónicos marca las directrices de una organización “con la distribución de responsabilidades para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles”.
